Intranet-Relaunch – Teil 2: Personalisierung und/oder Customization?

Teamplayer

Nachdem sich der erste Teil der Reihe Intranet-Relaunch ganz allgemein damit beschäftigt hat, wie man einen Intranet-Relaunch plant und welche Probleme damit verbunden sind, geht es in diesem zweiten Teil um das Thema Personalisierung und Customization.

Die beiden Begriffe werden häufig nicht überschneidungsfrei verwendet. Dabei wird vor allem die Personalisierung mit Customization gleichgesetzt. Deshalb zu Beginn eine kurze Abgrenzung der beiden Begriffe. Bei Personalisierung handelt es sich um eine Unternehmensentscheidung, was welcher Nutzer sieht. Dies ist rollenbasiert und hängt von der Abteilungszugehörigkeit bzw. Position des Nutzers ab. Bei Customization dagegen kann der Nutzer selbst verändern, welche Inhalte/ Verlinkungen besonders wichtig sind und ihm deshalb beispielsweise ganz oben auf der Startseite angezeigt werden. Der Nutzer passt das Intranet seinen Präferenzen an.

In einem großen Unternehmen brauchen die Mitarbeiter meist nur einen kleinen Teil der im Intranet verfügbaren Informationen. Die rollenbasierte Personalisierung hat das Ziel, dem Nutzer, die für ihn notwendigen Informationen direkt zugänglich zu machen. Die größten Schwierigkeiten bestehen darin zu entscheiden, wer welche Informationen benötigt und stringente Regeln für alle Abteilungen und Positionen zu schaffen. Hierfür bedarf es einer Datenbank zur Verwaltung der Zugriffsrechte. Eine ganz wichtige Anforderung in diesem Zusammenhang ist die Möglichkeit der schnellen Anpassung bei Änderung der Position oder einem Abteilungswechsel. Einen sehr guten Beitrag zum Thema Personalisierung findet sich im Blog Text-Gold.de. Hier wird aufgelistet, welche Fragen sich ein Unternehmen stellen sollte, wenn es eine Personalisierung der Intranet-Inhalte plant: Intranet: Personalisierung – 4 grundlegende Fragen.

Eine andere Herangehensweise, wie Nutzer möglichst schnell an die für sie wichtigsten Informationen gelangen können, ist Customization. Dabei handelt es sich jedoch nicht unbedingt um eine alternative Herangehensweise, Customization kann ebenso ergänzend zur Personalisierung eingesetzt werden. Wie bereits erwähnt, hat hier der Nutzer die Möglichkeit, das Intranet an seine Informations- und Gestaltungsbedürfnisse anzupassen. So können Nachrichten/-themen ausgewählt werden, Favoriten, Shortcuts, die Themenanordnung oder auch Farben definiert werden. Die zentralen und wichtigsten Individualisierungsmöglichkeiten beziehen sich auf die angezeigten Inhalte und Funktionen auf der Startseite.

Es zeigt sich jedoch auch, dass bei Intranet-Projekten der Wunsch nach Customization von Vielen geäußert wird, die Nutzungszahlen nach der Umsetzung jedoch eher gering sind. Die Ursachen für die geringe Nutzung sind wiederum vielfältig. Einerseits kann dies an einer mangelnden Vorstellung/Einführung liegen, als auch an einer schlechten Bedienbarkeit der Funktionen. Deshalb sollten auch diese Elemente unbedingt vor der Einführung getestet werden. Weiterhin ist es im Vorfeld sehr wichtig zu erfahren, in welchem Umfang Individualisierungsfunktionen gewünscht und als sinnvoll erachtet werden. Eine Möglichkeit, dies in Erfahrung zu bringen, bietet eine Mitarbeiterbefragung. Auch können hiermit Vorbehalte gegen solche Funktionen ermittelt werden. Wie bereits im ersten Teil der Reihe erläutert, scheuen sich immer auch Mitarbeiter vor zu vielen technischen Veränderungen. Deshalb ist die Möglichkeit, zu einer Default-Einstellung zurückzukehren unbedingt zu berücksichtigen, wenn Individualisierungsfunktionen angeboten werden.

Welche Erfahrungen haben Sie in Ihrem eigenen Unternehmen/ bei Ihrem Arbeitgeber gemacht, inwiefern Personalisierung bzw. Customization eingesetzt und von den Mitarbeitern genutzt werden?

4 Gedanken zu „Intranet-Relaunch – Teil 2: Personalisierung und/oder Customization?

  1. Pingback: Intranet-Relaunch - Teil 1: Wie plant man einen Intranet-Relaunch? | usabilityblog.de

  2. Pingback: uberVU - social comments

  3. Pingback: Der Weg zur optimalen (Intranet-)Startseite – „Die Startseite legen lassen“ | usabilityblog

  4. Pingback: Nielsen: Intranet-Trends abseits vom Mainstream (2) | text-gold.de

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *