Intranet-Trends 2015: Agiler, mobiler und komfortabler

Intranets wurden lange etwas stiefmütterlich behandelt. Während die Anwendungen für Endkunden oft modern und gut bedienbar anmuten und viel in die Optimierung investiert wird, wurde die Leidensfähigkeit der eigenen Mitarbeiter hier und da arg auf die Probe gestellt. Ob das firmeneigene Internet besonders hübsch daherkommt oder ob die gesuchten Informationen schnell zugänglich sind, war zweitrangig. Doch wer sich die jährlichen Intranet-Reports der Nielsen Norman Group anschaut, schöpft Hoffnung. Auch für dieses Jahr wurden wieder die besten 10 Intranets gekürt und spannende Erkenntnisse zu den Entwicklungen bei der Intranet-Konzeption festgehalten. Doch warum sind diese Intranets so gut? Was machen die Teams im Entwicklungsprozess anders?

Bereits zum dritten Mal in Folge ist das Intranet von Verizon Communications der Gewinner des Contests. Die Einschätzung der Jury lässt erste Schlüsse auf die Erfolgsfaktoren zu:

„Verizon’s Team demonstrates that a redesign project is only as good as its maintenance, upkeep, and consistent reevaluation.“

Organisatorische Anforderungen, technische Angebote und Nutzererwartungen verändern sich mit der Zeit. Nur wenn ein Intranet darauf reagieren kann, wird es langfristig erfolgreich sein. Und das Tempo der sich verändernden Rahmenbedingungen scheint sich aktuell auf das Tempo der Teams auszuwirken, die damit umgehen müssen.

Trend 1: Geschwindigkeit

In diesem Jahr fällt auf, dass die Intranet-Teams immer schneller werden. Ein Trend aus dem letzten Jahr, der sich verstärkt fortsetzt, ist das Launchen in Iterationen. Anstatt mit einem riesigen, fertigen, neuen Intranet daher zu kommen, wird eher in kürzeren Abständen ohne Anspruch auf Vollständigkeit oder Perfektion gelauncht. Die Agilität in den Entwicklungsprozessen nimmt zu und wird immer effektiver eingesetzt. Diese Professionalisierung von Prozessen führt zu kürzen Entwicklungszyklen und spart am Ende Zeit. Nielsen spricht hier auch von einer Begradigung von Prozessen. Die Ziele sind realistischer und klarer fassbar. Kürzere Iterationen machen sie zudem schneller überprüfbar. Dass Ergebnisse schneller sichtbar sind, steigert zudem die Motivation und das Engagement bei den Beteiligten. Selbstverständlich darf der Iterationsgedanke aber nicht so weit gehen, dass die Mitarbeiter ratlos vor einem unfertigen Gerüst sitzen – die grundlegenden Funktionen und Prozesse müssen problemlos ausführbar sein.


Abb. 1: Durchschnittliche Dauer von Intranet-Konzeptionsprozessen der letzten 14 Jahre. Tendenziell werden die Projekte kürzer

Abb. 1: Durchschnittliche Dauer von Intranet-Konzeptionsprozessen der letzten 14 Jahre. Tendenziell werden die Projekte kürzer


Weiterhin fand man in der Studie heraus, dass die Unternehmensgröße keinen nennenswerten Einfluss auf die Intranet-Projekte hat. Sie schwankte über die Jahre stark und ist nicht entscheidend für die Bewertung des Ergebnisses.

Durchschnittlich arbeiten 19 Personen an einem Intranet-Projekt, wenn Teilzeitkräfte und externe Experten mitgezählt werden. Im Zeitverlauf ist diese Zahl leicht angestiegen, was ebenfalls auf die Professionalisierung und steigende Bedeutung von Intranet-Projekten hinweist. Ein wichtiger Rat ist zudem der, dass das Team sich nach dem Launch nicht auflösen sollte! Ein festes Team von Inhouse-Kräften sollte sich kontinuierlich um die Weiterentwicklung des Systems kümmern. Während der „heißen“ Phasen im Konzeptions- und Umsetzungsprozess holten sich jedoch 8 der 10 Gewinner der Studie externe Berater ins Haus. Sie bringen Objektivität und spezielle Fähigkeiten mit, die das interne Team nicht in der Form besitzt (und deren Aneignung sich auch nicht lohnt).

Bei den folgenden Aktivitäten helfen externe Berater in Intranet-Projekten besonders oft:

  • Erarbeitung einer Content-Strategie
  • Design
  • Entwicklung/Programmierung
  • Informationsarchitektur
  • Integration von extern entwickelten Tools
  • SharePoint
  • Funktionen für soziales Netzwerken/Interaktivität
  • Aufgabenmanagement-Tools
  • Usability und User Experience Research

Unter dem letzten Punkt sind zum Beispiel Anforderungsanalysen, Prototypen-Tests oder Expertenevaluationen zu verstehen, die in verschiedenen Entwicklungsphasen schnell und effektiv die Nutzersicht einbeziehen, um so die eigentliche Zielgruppe des Intranets nicht aus den Augen zu verlieren.

Trend 2: Responsive Design

Erfreulicherweise steigt die Zahl der Intranets, die auch von mobilen Endgeräten aus nutzerfreundlich zu bedienen sind. Beim diesjährigen Report sind 5 der 10 Gewinner responsive umgesetzt. Damit reagieren die Konzeptionsteam sicherlich nicht nur auf die zunehmenden Zugriffe von mobilen Geräten, sondern wollen die Mobilität und Flexibilität weiter fördern. Zudem zeigt es, dass die vorherrschenden Sicherheitsbedenken der Nutzerorientierung gewichen ist und hierfür Lösungen gefunden wurden.

Der mobile Zugriff ist außerdem eine Kategorie in der aktuellen „Worldwide Intranet-Challenge“, wo sich einige tolle Beispiele finden. Dieses Ranking basiert allerdings auf Befragungsergebnissen der Nutzer und nicht auf Expertenmeinungen.


Gewinner der Intranet-Challenge „WIC“: Ein Versicherungsunternehmen aus den USA

Gewinner der Intranet-Challenge „WIC“: Ein Versicherungsunternehmen aus den USA


Trend 3: Funktionserweiterung & UX

In diesem Jahr wurde deutlich, dass funktionale Erweiterungen, die die Nutzung noch effizienter und zufriedenstellender machen, auf dem Vormarsch sind. Zu nennen sind zum Beispiel Suchfilter, mit denen Suchergebnisse verfeinert werden können (faceted search). 8 der 10 Gewinner bieten solche Möglichkeiten der nachträglichen Verfeinerung der Suche. Auch Mouse-over-Effekte, also Informationsdarstellung bei Mausberührung, werden immer häufiger genutzt, um Informationen an Ort und Stelle anzubieten. Weitere Trends aus dem Webdesign, wie beispielsweise Flat Design, Mega-Menüs oder Karusselle finden auffällig häufig Einzug in die Intranets der Unternehmen. Ein nachvollziehbarer und geschickter Schritt, sind die Mitarbeiter mit diesen Funktonen doch aus anderen Kontexten schon seit Jahren vertraut und müssen sich dementsprechend an nichts Neues gewöhnen. Im Gegenteil: Wie diese Funktionen zu bedienen sind, wissen sie schon – beste Voraussetzungen für eine schnelle und einfache Benutzung.

Interessant ist der Trend hin zur Wissensvermittlung per Video. Vielleicht auch eine Folge der zunehmend diverseren Nutzungskontexte bzw. Situationen. Videos können von fast jedem Endgerät abgespielt werden und benötigen keine weitere Bedienung. Die Nutzung ist bequem und dennoch zielführend. Zum Beispiel gab es in einem Intranet die Möglichkeit, dass Mitarbeiter Fragen zu einem bestimmten Fachgebiet einreichen. Das Redaktionsteam macht einen Experten für die jeweilige Frage ausfindig, läuft zu seinem Schreibtisch und interviewt ihn kurz zu der Frage. Die Antwort wird per Video ins Intranet gestellt und ist somit allen zugänglich. Eine tolle Möglichkeit der Wissensvernetzung. Bei Adobe gibt es den Brauch, dass regelmäßig ein 90-Sekünder mit den Top News veröffentlicht wird.

Es tut sich also was, in der Intranet-Welt. Gerade weil es oft so schwer ist, etwas über die internen Erfolgsgeschichten zu erfahren (weil auch die Erlaubnis für Projektberichte hier verständlicherweise schwer zu bekommen ist), würden wir uns hier gern weiterhin mit Ihnen dazu austauschen. Generell erhalten die Themen interne Kommunikation, Wissensaustausch und –vernetzung sowie virtuelle Teams unserer Erfahrung nach immer mehr Beachtung und äußern sich in der stärkeren Professionalisierung von Intranets und ihren Entwicklungsprozessen. Wir sind überzeugt davon, dass es sich lohnt – vor allem im Sinne der Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.